Como hemos mencionado anteriormente, las actividades del Estado se pueden calificar según dos criterios: a) roles (regulador y prestacional) y, b) funciones (normativo y administrativo).
En el rol regulador, las entidades del Estado actúan como autoridades (como soberano). Estas entidades dictan reglas (de diversos tipos) a las que deben sujetarse las personas, las empresas u otras entidades del Estado. La regulación busca modificar, encauzar, determinar y/o ajustar la conducta de los sujetos.
En el ejercicio de la función administrativa vinculada al rol regulador, el Estado emite actos administrativos que habilitan, permiten, autorizan o prohíben actividades de los ciudadanos y las empresas específicas.
Concordante con ello, una definición jurídica señala que los actos administrativos son declaraciones de las entidades del Estado, destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta. Así pues, los actos administrativos son los “filtros” que requerimos obtener, para hacer efectivos nuestros derechos.
Para la emisión de un acto administrativo se debe seguir un procedimiento administrativo. El procedimiento administrativo es el conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo. En términos simples, el procedimiento administrativo es el conjunto de pasos que se deben seguir para que un acto administrativo se produzca. El procedimiento administrativo es lo que comúnmente llamamos “trámite”.
Procedimiento y acto administrativo son prácticamente indesligables, no existe uno sin el otro. Son como las dos caras de una misma moneda. Así pues, si los actos administrativos son importantes porque afectan de manera directa, específica y concreta la vida de los ciudadanos; los procedimientos administrativos también lo son, porque es el camino por el cual debemos circular para llegar al producto “acto administrativo”.
Como muchas cosas en el Estado, los procedimientos administrativos pueden ser opacos e incomprensibles para el ciudadano. Hay diversos tipos de procedimientos, con sus propios requisitos, pasos, plazos, formas de terminación, mecanismos impugnatorios y regulación legal.
En esta complejidad el ciudadano puede perderse y promoverse más bien el comportamiento burocrático de los servidores civiles.
Hace casi más de 20 años, en el Decreto Legislativo N° 757, se inventó una de las herramientas antiburocráticas más poderosas que conozco: El Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA.
El TUPA es un compendio sistematizado de los procedimientos administrativos que se tramitan ante una entidad. El TUPA no crea procedimientos, ni requisitos, ni costos (Art 36, num. 36.1 LPAG). El TUPA sólo recoge, ordena y presenta los trámites. El TUPA no es su fundamento o base legal.
Un TUPA debe contener lo siguiente:
a) Todos los procedimientos establecidos legalmente, que se inician a pedido de parte (a solicitud del ciudadano).
b) La descripción clara y taxativa de todos los requisitos exigibles por procedimiento.
c) La calificación de cada procedimiento. Es decir, si se trata de procedimientos de aprobación automática o de evaluación previa.
d) Los plazos de resolución (respuesta) de cada procedimiento.
e) En el caso de procedimientos de evaluación previa, la indicación del silencio administrativo aplicable (positivo o negativo).
f) Los pagos que procede realizar por el trámite (monto y forma de pago).
g) Los lugares donde se inicia el procedimiento y se reciben documentos.
h) La autoridad que resuelve el procedimiento (la que se pronuncia).
i) Los medios de impugnación que se pueden utilizar contra el pronunciamiento inicial.
j) Las autoridades competentes para resolver los medios de impugnación que se planteen.
El TUPA es un documento informativo para el ciudadano porque en un solo lugar encuentra todo lo que necesita y debe saber sobre su trámite (procedimiento).
Sin embargo, el TUPA es vinculante para la entidad estatal. Así, si una entidad no tiene o no publica su TUPA, o lo hace omitiendo procedimientos establecidos, los ciudadanos quedan liberados de la exigencia de iniciar tales procedimientos (Art. 49 LPAG y 9 de la Ley del Silencio Administrativo). Además, la entidad estatal sólo podrá exigir procedimientos, requisitos, documentos, información, pago de derechos o tasas; siempre que se cumpla con su aprobación normativa y que ellos se consignen en el TUPA.
Finalmente, si un funcionario o servidor exige procedimientos, requisitos, documentos, información, pago de derechos o tasas que no consten en el TUPA, incurre en responsabilidad administrativa.
La próxima vez que vaya a realizar el trámite, infórmese, revise el TUPA y hágalo cumplir.
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