Los sistemas administrativos y el Sector Público (Parte 1)

Muchas personas cuando ingresan a servir en el Sector Público se encuentran con “algo” que se denomina “Sistemas Administrativos” y que no existen en el Sector Privado.

Una manera simple de entender los sistemas administrativos es considerarlos como “regulación”, que el Estado genera para “regular la actuación” de sus propias entidades (y sus servidores). Esta regulación se parece a la regulación que el Estado realiza con las actividades de las empresas y las personas (regulación externa).

En la regulación externa, las entidades del Estado dictan reglas (de diversos tipos) a las que deben sujetarse las personas, las empresas y las organizaciones de la sociedad en general. La regulación busca modificar, encauzar, determinar y/o ajustar la conducta de los sujetos señalados. La regulación no solamente comprende aprobación y determinación de las reglas. También incluye las actividades vinculadas al cumplimiento o “enforcement” de las mismas, como por ejemplo: vigilancia, fiscalización, control, sanción (para casos de incumplimiento).

Los sistemas administrativos son similares a dicha regulación. Son regulación del Estado hacia las entidades del Estado. Por eso yo les llamo “regulación interna” o “regulación intra estatal”, para diferenciarla del otro tipo de regulación (del Estado hacia la sociedad). Sin embargo, ambos tipos de regulación se parecen mucho y funcionan de manera similar.

Una extendida y bien conocida definición de “sistemas administrativos” señala que son el conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en las entidades de la administración pública; con el objetivo es conseguir una gestión eficaz y eficiente. 

De esta definición, quisiera resaltar varios aspectos, que se relacionan con lo expresado en líneas anteriores:

a) Su carácter normativo. Los sistemas administrativos se basan en normas. Esto significa que son mandatorios, obligatorios para las entidades del Estado. Por tanto, quienes sirven en el Estado no pueden apartarse de las reglas y pautas establecidas en los sistemas administrativos.

b) Regulan el uso de recursos. La existencia de regulación implica que no existe libertad absoluta en las entidades del Sector Público. El poder de los funcionarios, directivos está limitado, acotado. 

c) Existen procedimientos, técnicas e instrumentos establecidos. Esto refuerza la idea anterior. Los sistemas administrativos pretenden establecer limitaciones a la discrecionalidad y al poder de decisión de las entidades y sus servidores. Estos procedimientos, técnicas e instrumentos deben seguirse en la actuación de las entidades del Sector Público.

d) El objetivo de los sistemas administrativos es promover una gestión eficaz y eficiente. En ese sentido, los sistemas administrativos son conceptualizados como elementos que conducen a la eficiencia y la eficacia.

En conclusión, debe quedar claro que los sistemas administrativos no son reglas técnicas, buenas prácticas o sugerencias de actuación. Los sistemas administrativos tienen carácter normativo (son regulación). Por tanto, son vinculantes y obligatorios para las entidades del Sector Público y sus servidores. Su omisión o incumplimiento puede generar responsabilidades. Por eso, quienes sirvan en el Sector Público deben conocerlos.